کتاب دانش حیرت آور جلسات | استیون جی روگلبرگ

کتاب دانش حیرت آور جلسات نوشته استیون جی روگلبرگ با ترجمه مهبان مقدم توسط نشر هورمزد به چاپ رسیده است. اگر رهبر گروه یا مدیر هستید این کتاب به شما می آموزد که چگونه تیم خود را به سوی عملکردی بهتر رهبری کنید.

ایده اصلی کتاب دانش حیرت آور جلسات

چگونه می توانید جلسات بسیار جذابی را رهبری کنید که خلاقیت، اثربخشی و پویایی را داشته باشد؟ در حالی که جلسات اغلب خسته کننده هستند و همینطور بخش بزرگی از زندگی روزمره شرکت ها هستند. مدیران هر هفته در 12 جلسه شرکت می کنند. بیش از 55 میلیون جلسه هر روز در ایالات متحده برگزار می شود و هزینه آنها سالانه 1.4 تریلیون دلار است.

با بالا رفتن از نردبان شرکت، تعداد جلسات افزایش می یابد. به طور متوسط، افراد غیرمدیر 8 جلسه در هفته شرکت می کنند، در حالی که مدیران در 12 جلسه شرکت می کنند. مدیران ارشد بیشتر وقت خود را در جلسات پشت سر هم می گذرانند.

جلسات را نمی توان حذف کرد. زمان صرف شده در جلسات «مالیات فرهنگی» است که سازمان برای ایجاد شمول، مشارکت، کار گروهی، ارتباطات و انسجام در سازمان می پردازد. آنچه باید کاهش یابد، اتلاف وقت در جلسات غیرضروری یا بد سازماندهی شده است.

تمرکز سازمانی بر اثربخشی جلسات می تواند دستاوردهای عملکرد قابل توجهی را باز کند. همانطور که اندی گرو، مدیر عامل سابق اینتل گفت: “همانطور که به یک کارمند اجازه نمی دهید یک قطعه از تجهیزات اداری به ارزش 2000 دلار را بدزدد، نباید اجازه دهید کسی با وقت مدیران همکارش کنار رود.”

برخی از تکنیک های کتاب دانش حیرت آور جلسات

یک رهبر جلسه باید مدت زمان جلسه را بر اساس اهداف جلسه برنامه ریزی کند. کوتاه کردن جلسات یک راه عالی برای ایجاد فشار مثبت و حفظ تمرکز شرکت کنندگان است. تحقیقات نشان می دهد که جلسات در 50 درصد موارد دیر شروع می شود که منجر به نا امیدی کارمندان و نتایج ضعیف می شود. از قانون 50/25 گوگل برای کوتاه کردن جلسات یک ساعته به 50 دقیقه و جلسات 30 دقیقه ای به 25 دقیقه استفاده کنید. این به کارکنان زمان انتقال می دهد تا از دیر رسیدن به جلسات آینده جلوگیری کنند.

موارد دستور جلسه باید بر اساس اهمیت استراتژیک به دقت رتبه بندی شوند. تحقیقات نشان می دهد که موارد اولیه دستور کار در جلسات بسیار بیشتر مورد توجه قرار می گیرند.

جلسات را کوچک نگه دارید. تحقیقات نشان می‌دهد که بیش از 50 درصد از جلسات، دو یا بیشتر از تعداد شرکت‌کنندگان اضافی از آنچه برای دستور جلسه لازم است، دارند. جلسات بزرگتر تجارب گروهی ضعیف تر، انفعال بیشتر و موارد بیشتری از رفتارهای منفی دارند. داده های Brain and Company نشان می دهد که به ازای هر فرد اضافه شده بیش از هفت عضو، اثربخشی تصمیم گیری 10٪ کاهش می یابد.

قبل از تشکیل جلسه، رهبر باید با دقت یک تکنیک خاص جلسه را انتخاب کند. روش معمول بحث گروهی در مورد هر موضوع دستور جلسه یکی از راه های ممکن است. موفقیت جلسه بستگی به انتخاب حالت مناسب برای دستور کار دارد.

طراحی اتاق های جلسات اهمیت دارد. آمازون در جلسات از یک صندلی خالی برای نمایندگی مشتری استفاده می کند. این به عنوان یک نشانه فیزیکی عمل می کند تا شرکت کنندگان در تصمیم گیری های خود مشتری محور باشند. از صندلی خالی می توان برای نشان دادن سایر سهامداران غایب نیز استفاده کرد.

جلسات پیاده روی برای گفتگوهای کوتاه با کمتر از چهار شرکت کننده عالی هستند. ارتباطات را تقویت می کنند و تفکر خلاق را بهبود می بخشند. نظرسنجی مجله Inc. نشان می دهد که 90 روز جلسات پیاده روی می تواند منجر به سطوح انرژی بالاتر، تمرکز بهتر و تعامل بیشتر شود. تحقیقات استنفورد نشان داد که هنگام راه رفتن شرکت کنندگان نسبت به زمانی که نشسته بودند، خلاقیت 80 درصد افزایش یافت.

ایجاد جلسات بدون فناوری را در نظر بگیرید که در آن شرکت کنندگان تلفن های خود را در خارج از خانه می گذارند. این امر تمرکز را بهبود می بخشد و از انجام چند کار جلوگیری می کند.

تحقیقات نشان می دهد که تقسیم جلسات به دو قسمت مانع از دستیابی شرکت کنندگان به اجماع زودرس می شود. این منجر به نتایج با کیفیت بهتر می شود. شرکت هایی مانند بوئینگ و کادبری این را به بخشی از فرهنگ خود تبدیل کرده اند.

نقش رهبر جلسه در تسهیل جلسه

رهبری خدمتگزار روشی قدرتمند برای ایجاد یک محیط ملاقات مساعد است که در آن دانش، استعداد و مهارت های همه شرکت کنندگان نمایان می شود. یک رهبر خدمتگزار برای وقت دیگران ارزش قائل است و آن را برای موفقیت شخصی و سازمانی مهم می داند. این امر مستلزم برنامه ریزی و طراحی دقیق دستور کار، اهداف، توالی موضوعات و استراتژی های جلسه است.

رفتارهای ایده آل تسهیل جلسه عبارتند از:

• • پیگیری زمان و سرعت بخشیدن به جلسه به طور موثر.
  • به طور مداوم بحث را خلاصه کنید تا مطمئن شوید همه در یک صفحه هستند
  • گوش دادن دقیق
  • تشویق بحث ها و مدیریت تضاد پیرامون ایده های کلیدی برای هدایت تصمیم گیری بهتر
  • بررسی دوره ای برای اجماع بدون تحت فشار قرار دادن شرکت کنندگان
  • بی طرف ماندن بدون امتیاز دادن به دیدگاه خود در بحث

جمع بندی کتاب دانش حیرت آور جلسات

احساسات مسری هستند و جلسات نیز از این پدیده مصون نیستند. محققان نشان داده‌اند که حالت‌های خلقی مثبت و منفی می‌توانند در میان شرکت‌کنندگان در جلسه پخش شوند. رهبران در موقعیت منحصر به فردی برای تأثیرگذاری بر روحیه جلسه هستند.

به منظور ایجاد روحیه مثبت و تجربه جلسه برای شرکت کنندگان، رهبران باید عمداً بین آنچه که شرکت کنندگان قبل از جلسه انجام می دادند و خود جلسه جدایی ایجاد کنند. چندین تکنیک برای انجام این کار وجود دارد، از جمله احوالپرسی عمدی از شرکت کنندگان، ارائه تنقلات، و پخش موسیقی هنگام ورود.

بیشتر درس‌های این کتاب برای همه جلسات اعمال می‌شود، اگر جلسه شامل پنج نفر یا بیشتر باشد، بررسی ساختارهای جایگزین نیز مفید است. اینها می تواند شامل استفاده از تیم های فرعی و استفاده از فواصل جلسات باشد.

شرکت در جلسات اغلب می تواند یک تجربه خسته کننده باشد. در یک نظرسنجی اخیر، 3164 کارگر جلسات را به عنوان مهم‌ترین علت اتلاف وقت در محل کار ارزیابی کردند.جلسات را نمی توان حذف کرد. آنها «مالیات فرهنگی» هستند که سازمان برای ایجاد شمول، مشارکت، کار گروهی، ارتباطات و انسجام پرداخت می کند. سازمان‌ها می‌توانند از دام‌های جلسات ضعیف اجتناب کنند، می‌توان با بکارگیری بینش‌های حاصل از تحقیقات پیشرفته، از آنها جلوگیری کرد.

کتاب بهترین سواری عمر