چقدر با انتقاد سازنده آشنایی دارید؟
ارائه بازخورد برای کمک به کارکنان برای بهبود مهارت‌ها و عملکردشان ضروری است. وقتی ورودی مثبت باشد انجام این کار آسان است، اما اگر نیاز به ارائه انتقاد سازنده یا تغییر رفتار کارمند داشته باشید، چه می‌کنید؟ ارائه نقد سازنده و بحث در مورد زمینه‌هایی که نیاز بهبود دارند می‌تواند منجر به افزایش انگیزه، کاهش احساسات منفی و مشارکت بیشتر شود.
فهرست مطالب
انتقاد سازنده چیست؟
انتقاد سازنده نوعی بازخورد است که بر ارائه نقدی مثبت، برای بهبود عملکرد یا رفتار متمرکز است. انتقاد سازنده روشن و برای گیرنده سودمند است. فقط بر جنبه‌های منفی تمرکز نمی‌کند. انتقاد سازنده به‌جای از بین بردن چیزی، بر بهبود آن تمرکز دارد.
مدیران باید نقد سازنده‌ای ارائه دهند تا از توهین یا دلسردی کارکنان جلوگیری کنند و درعین‌حال نظرات مفصلی در مورد آنچه ممکن است بهبود یابد ارائه دهند. انتقاد سازنده می‌تواند کارکنان را تشویق کند و راه‌حل‌های عملی و جهت‌گیری برای موضوع بحث ارائه دهد. علاوه بر این، یک محیط کاری شفاف و قابل‌اعتماد ایجاد می‌کند که در آن همکاران می‌توانند نظرات خود را بدون ترس از آسیب رساندن به احساسات یکدیگر به اشتراک بگذارند.
اگرچه انتقاد همیشه آسان نیست، اما باید اطمینان حاصل شود که کارکنان راضی هستند و فرصت‌هایی برای یادگیری و رشد دارند. درواقع، 83 درصد از کارکنان برای بازخورد، مثبت یا منفی ارزش قائل هستند.
چه زمانی استفاده از انتقاد سازنده مناسب است و چرا؟
انتقاد سازنده در شرایطی ارزشمندتر است که:
|
چرا انتقاد باید سازنده باشد؟
ارائه انتقاد مهم است و مهم تر از آن سازنده بودن آن نقد است. به این معنی که رفتار خاصی را که باید به شیوه‌ای محترمانه بهبود یابد، شناسایی می‌کند. با انجام این کار، شخصی که بازخورد می‌دهد می‌تواند از احساسات منفی دوری کند و اعتماد را تقویت کند. تحقیقات نشان داده است که انتقاد وقتی سازنده باشد می‌تواند انگیزه و درگیری گیرنده را افزایش دهد. از سوی دیگر، بازخوردهای ضعیف و غیر سازنده منجر به عدم مشارکت و انگیزه ضعیف می‌شود.
بازخورد ارائه‌شده ضعیف معمولاً منجر به نگرش نادیده‌گیری و تدافعی می‌شود و اثرات بلندمدت ممکن است شامل کاهش انگیزه و تعامل با بازخورد آینده باشد. انتقاد سازنده به‌جای بی‌انگیزه کردن افراد، الهام‌بخش است، زیرا بر پیشرفت آینده تمرکز می‌کند تا اشتباهات گذشته. یک مطالعه در سال 2020 نشان می‌دهد که بازخورد منفی که بر اشتباهات گذشته متمرکز است چندان کارآمد نیست.
بنابراین، بازخورد نباید بر عملکرد قبلی و مجازات شکست‌های گذشته متمرکز شود. در عوض، مدیران باید انتقاد سازنده ارائه دهند و با گیرنده بازخورد برای توسعه گام‌های بعدی همکاری کنند.
نمونه‌هایی از نقد سازنده
انتقاد در مورد کار بی‌کیفیت
کارمندان ممکن است ضرب‌الاجل را رعایت کنند، اما کاری که تولید می‌کنند ممکن است دارای اشتباهاتی باشد. اشتباهات اتفاق می‌افتد، اما این می‌تواند نشان‌دهنده ضعف در توجه به جزئیات باشد. انتقاد سازنده می‌تواند به یافتن راه‌حل کمک کند. قبل از بیان نگرانی‌های خود، حتماً مثال‌های خاصی از کار ارائه دهید و نقاط قوت را برجسته کنید. در اینجا یک مثال برای کارمندی است که کار با کیفیت پایین تولید می‌کند:
«من بسیار قدردانی می‌کنم که شما همیشه ضرب‌الاجل‌ها را رعایت می‌کنید و مشتاق اجرای چشم‌انداز کلی ما در پروژه‌های خود هستید. بااین‌حال، من متوجه شده‌ام که شما برخی از جزئیات را رعایت نکرده اید. در دو پروژه اخیر شما. این جزئیات باید قبل از رفتن به مرحله بعدی اصلاح شوند. بیایید یک چک‌لیست کامل از همه موارد قابل تحویل برای تکلیف بعدی ایجاد کنیم. دست‌به‌کار شوید، سپس بیایید پیگیری و ارزیابی کنیم.»
انتقاد در مورد بهره‌وری پایین
کاهش بهره‌وری ممکن است ناشی از تغییرات زندگی شخصی یا عدم مشارکت باشد. پرداختن به دلیل ریشه‌ای، گفتمان را تغییر می‌دهد. در اینجا یک مثال برای یک کارمند با بهره‌وری پایین آورده شده است:
«در حین بررسی متوجه شدم که شما کمتر از حد معمول بهره‌وری دارید. آیا کاری هست که بتوانم انجام دهم تا به شما در بازگشت به مسیر کمک کنم؟ میخواهم که شما نیز راضی باشید. بیایید زمانی را برای بحث در مورد اهداف و وظایف خود و آنچه از من برای دستیابی به آن‌ها نیاز دارید اختصاص دهیم، بنابراین همه ما در یک صفحه هستیم.»
انتقاد در مورد مهارت‌های ارتباطی
هنگامی‌که کارمندان از پرسیدن سؤال یا بحث در مورد نگرانی‌ها می‌ترسند، ممکن است ارتباط دشوار باشد. انتظارات واضحی را تعیین کنید و به به‌روزرسانی‌ها واکنش مثبت نشان دهید تا ارتباطات قوی را تشویق کنید. در اینجا یک مثال مطرح شده درباره کارمندانی است که با صحبت کردن در مورد مسائلی که با آن روبرو هستند مشکل دارند:
«با پروژه فعلی خود چطور کار می‌کنید؟ اگر مشکلی پیش آمد، لطفاً در اسرع وقت به من اطلاع دهید تا بتوانم به شما کمک کنم تا به مسیر خود بازگردید. نظرتان در مورد ارسال به‌روزرسانی‌ها بطور روزانه برای من چطور است. می خواهم بدانم کجا هستیم؟»
نحوه انتقاد سازنده در مورد مهلت‌های ازدست‌رفته
مهلت‌های ازدست‌رفته می‌تواند نشان‌دهنده بی‌نظمی یا مشکلات مدیریت زمان باشد. بحث در مورد مهلت‌های ازدست‌رفته فرصتی برای یادگیری و رشد حرفه‌ای فراهم می‌کند. مطمئن شوید که در طول این بحث درک می‌کنید و درجایی که می‌توانید کمک کنید. در اینجا یک مثال برای کارمندی است که ضرب‌الاجل را ازدست‌داده است:
«من همیشه تحت تأثیر کیفیت کار شما هستم. بااین‌حال، متوجه شده‌ام که اخیراً چند ضرب‌الاجل را ازدست‌داده‌اید. من متوجه شدم که این‌یک محیط سریع است. من چند تاکتیک مختلف مدیریت زمان‌دارم که می‌توانم با شما به اشتراک بگذارم. اما قبل از اینکه به آن بپردازیم، آیا چیزی به‌ویژه وجود دارد که این تأخیرها را ایجاد کند؟»
نقد در مورد تأخیر و غیبت
کارمندانی که به‌طور دایم دیر آمده یا غایب هستند ممکن است برای سازمان‌دهی خود تلاش کنند و ممکن است از قبل آگاه باشند که این‌یک مشکل است. هنگام بحث در مورد این موضوع، از تمرکز بر کارمند خودداری کنید. در عوض، روی تأثیر تأخیر یا غیبت بر عملکرد کارمند تمرکز کنید و به آن‌ها کمک کنید. در اینجا یک مثال برای کارمندی است که اغلب دیر یا غیبت می‌کند:
«اخیراً متوجه غیبت و تأخیر شما در محل کارشده‌ام. من می‌دانم که همه ما تعهداتی خارج از کارداریم، اما اگر مکرراً جلسات را از دست بدهید، خطر از دست دادن اطلاعات زیادی را دارید. آخرین چیزی که میخواهم این است که مانع عملکرد کلی شما شود؛ بنابراین، لطفاً اگر می‌توانم در مورد هر مشکلی به شما کمک کنم، به من اطلاع دهید.»
انتقاد در مورد توانایی‌های حل مسئله
زمانی که کارمندان فاقد مهارت‌های حل مسئله هستند، حواس‌پرتی ایجاد می‌کند و می‌تواند پروژه را از مسیر خارج کند. در حین رسیدگی به این نگرانی‌ها، روی ایجاد احساس اعتمادبه‌نفس در کارمند تمرکز کنید. یک کارمند با اعتمادبه‌نفس احساس قدرت می‌کند که ابتکار عمل را به دست بگیرد و مسائل را به‌طور مستقل حل کند. در اینجا یک مثال برای کارمندی است که با حل مشکلات دست‌وپنجه نرم می‌کند:
«شما هفته گذشته به‌خوبی با تیم خود همکاری کردید. شما همیشه در جلسات طوفان فکری کمک بزرگی هستید. فوق‌العاده خواهد بود اگر ببینم قبل از درخواست کمک از خلاقیت خود برای حل مشکلات استفاده می‌کنید. سعی کنید قبل از تماس با دیگران به مدت 30 دقیقه به چند راه‌حل فکر کنید. اگر این کار نکرد، با من تماس بگیرید و ما مراحل بعدی را مشخص خواهیم کرد.»
انتقاد در مورد نگرش منفی
نگرش‌های منفی می‌تواند محیط‌های خصمانه ایجاد کند. بااین‌حال، منفی بودن را می‌توان برای کمک به حفظ محیط کاری دلپذیر و روحیه تیمی برطرف کرد. برای جلوگیری از ایجاد یک موقعیت خصمانه‌تر، روی یافتن علت اصلی این رفتار تمرکز کنید و برای غلبه بر آن کمک خود را ارائه دهید. در اینجا نمونه‌ای از انتقاد سازنده برای نگرش منفی آورده شده است:
«می‌خواستم برخی از مشاهدات اخیر را پیگیری کنم. تعامل شما با من و دیگران نشان می‌دهد که در محل کار ناراضی بوده‌اید. آیا می‌توانم کاری انجام دهم؟ در آینده، لطفاً با هرگونه نگرانی که به تعادل بین کار وزندگی شما آسیب می‌رساند نزد من بیایید تا بتوانم دریافتن راه‌حل کمک کنم.»
انتقاد در مورد مسائل مربوط به همکاری
کارمندانی که از همکاری اجتناب می‌کنند به‌طور بالقوه فرصت‌های رشد را از دست می‌دهند. کارمندان ممکن است به دلیل اعتماد پایین از همکاری اجتناب کنند. هنگام پرداختن به این نگرانی، تأکید کنید که تحت تأثیر مهارت‌های آن‌ها قرارگرفته‌اید و احساس می‌کنید که آن‌ها می‌توانند با به اشتراک گذاشتن آن مهارت‌ها با سایر اعضای تیم ارزشی را ارائه دهند. در اینجا نمونه‌ای از انتقاد سازنده برای مسائل همکاری آورده شده است:
«من شمارا به خاطر تدبیر و مهارت‌های حل مسئله عالی‌تان تحسین می‌کنم. بااین‌حال، درصورتی‌که ممکن است شخص دیگری به کمک نیاز داشته باشد، باید مهارت‌های خود را به رخ بکشید و با به اشتراک گذاشتن تخصص خود به دیگران کمک کنید.در همین حال، ممکن است با دیدن نحوه انجام کار بیشتر بیاموزید. دیگران کار می‌کنند بیایید یک جلسه هفتگی تیمی ترتیب دهیم که در آن بتوانیم در مورد پروژه‌های فعلی خود بحث کنیم و برخی از فعالیت‌های طوفان فکری را انجام دهیم.»
انتقاد در مورد مسائل مربوط به رفتار غیرحرفه‌ای
رفتار غیرحرفه‌ای گاهی از اعمال به‌ظاهر بی‌گناه ناشی می‌شود. بااین‌حال، رفتارهایی مانند شایعه‌پراکنی می‌تواند به‌سرعت به وضعیتی تبدیل شود که روحیه کارکنان را کاهش دهد. اگر می‌بینید که کارمندی در حال شایعه‌سازی یا انجام رفتارهای غیرحرفه‌ای دیگر است، آن را یک‌به‌یک با آن‌ها در میان بگذارید. در اینجا نمونه‌ای از انتقاد سازنده برای رفتارهای غیرحرفه‌ای آورده شده است:
«من احساسات شمارا درک می‌کنم و می‌دانم که انگار رفتار شما بی‌ضرر است. بااین‌حال، اقداماتی مانند شایعه‌پراکنی می‌تواند احساسات بی‌اعتمادی در محل کار را تقویت کند. لطفاً نگرانی‌های آینده را مستقیماً با من در میان بگذارید. وقتی آن‌ها را با همکاران خود به اشتراک می‌گذارید، فرهنگ ترس و منفی گرایی ایجاد می‌شود.»
انتقاد در حین بررسی عملکرد
ارزیابی عملکرد فرصتی عالی برای ارزیابی خروجی تیم است. همچنین فرصتی برای رفع هرگونه نگرانی در مورد یک کارمند است. یک‌راه عالی برای انجام این کار این است که از کارمندان بپرسید در مورد عملکردشان در زمینه‌هایی که فکر می‌کنید نیاز بهبود دارند، چه احساسی دارند.
نکته: نظر کارمندان را در مورد عملکردشان بخواهید و راه‌هایی برای افزایش آن پیشنهاد دهید. با بسط دادن آنچه فرد می‌گوید، می‌توانید به او کمک کنید تا عیوب خود را بشناسد و آن‌ها را اصلاح کند. در اینجا نمونه‌ای از انتقاد سازنده برای یک کارمند در طول بررسی عملکرد آورده شده است:
«شما به احساسات خود در مورد مدت‌زمانی که برای تکمیل یک پروژه نیاز دارید اشاره کردید. من متوجه شده‌ام که شما زمان زیادی را برای عیب‌یابی و حل مشکل در پروژه‌های گذشته صرف کرده‌اید. شاید این منطقه‌ای است که شمارا کند می‌کند. در طول پروژه بعدی خود، زمان‌بندی کنید که چقدر طول می‌کشد تا مشکلی را که با آن مواجه هستید حل کنید. ممکن است مفید باشد که خود را به یک ساعت تحقیق در مورد این موضوع محدود کنید، سپس برای کمک به تیم کمک کنید.»
نکاتی در مورد چگونگی انتقاد سازنده
انتقاد سازنده در صورتی پذیرفته می‌شود که نقد به‌موقع، واضح، مشخص، مفصل و قابل‌اجرا باشد. بیایید به چند نکته خاص‌تر برای ارائه انتقاد سازنده نگاه کنیم:
۱- مثبت اندیش باشید
بازخورد مثبت به کارکنان کمک می‌کند تا در برابر انتقاد سازنده آماده شوند، اما نباید تنها هدف، ارائه بازخورد مثبت باشد. به‌عنوان‌مثال، اگر بازخورد مثبت فقط برای اینکه بازخورد منفی کمتر به نظر برسد داده شود، بازخورد مثبت ممکن است دیگر به‌عنوان قدردانی واقعی تلقی نشود، بلکه به‌عنوان مقدمه‌ای برای بازخورد بد تلقی شود. اگرچه خود انتقاد سازنده همیشه مثبت نیست، اما باید با نگرش مثبت آن را مطرح کنید.
2-مشاوره عملی ارائه دهید
هنگام ارائه انتقاد، مثال‌هایی از اینکه چگونه یک کارمند می‌تواند به‌جای تمرکز بر موارد منفی، بهبود یابد، بیاورید. ارائه مشاوره عملی عامل اصلی جداسازی نقد سازنده و ساختارشکن است و جنبه تمرکز بیشتر بر آینده را نسبت به گذشته می‌دهد. یکی از راه‌های انجام این کار، تعیین اهداف SMART است. این یک راه عالی برای ایجاد اهدافی است که احتمال دستیابی به آن‌ها وجود دارد.
3-آن را به یک تجربه مشترک تبدیل کنید
نقد سازنده زمانی ارزشمندتر است که بده و بستان وجود داشته باشد. شخصی که به او بازخورد می‌دهید ممکن است با شما مخالف باشد. به آن‌ها اجازه دهید که بپرسند چرا چنین احساسی دارید و چگونه می‌توانند بر اساس نظرات شما بهبود یابند. تبدیل آن به یک تجربه مشارکتی می‌تواند احساسات منفی را از دریافت بازخورد منفی تسکین دهد، زیرا به همه طرف‌ها اجازه می‌دهد دیدگاه‌های خود را به اشتراک بگذارند.
4-به‌جای شخص، بر موقعیت تمرکز کنید
تمرکز بر موقعیت یا رفتار به‌جای شخص، می‌تواند از احساس حمله شخصی به گیرنده جلوگیری کند. استفاده از عبارات “من” یک‌راه عالی برای انجام این کار است. با تمرکز بر تجربه خود، عبارت «من» ممکن است نظرات را کمتر شخصی کند. با شروع هر عبارت با “من”، شما به‌وضوح نشان می‌دهید که دیدگاه‌ها و نظرات خود را بیان می‌کنید، نه حقایق. این می‌تواند حالت تدافعی کارمند را کاهش دهد و جلسه بازخورد را پربارتر کند.
5-مشخص باشید
هر چه خاص‌تر، بهتر است. نظرات کلی ندهید اما به جای آن، نگرانی‌ها را با جزئیات شرح دهید و در صورت امکان مثال‌هایی ارائه دهید. به‌این‌ترتیب شما و همکارانتان می‌توانید ارتباط مؤثری برقرار کنید و در پایان جلسه هیچ سؤال بی‌پاسخی وجود ندارد. نظرات مبهم می‌تواند گیرنده را از کل مشکل ناآگاه و درنتیجه از اقدامات مناسب برای بهبود آن بی‌خبر بگذارد.
6-گفتگو را خصوصی نگه‌دارید
درصورتی‌که گیرنده بازخورد احساس خجالت کند، بازخورد و پیشنهادات ممکن است تأثیر کمی داشته باشد. درواقع، می‌تواند انگیزه و دلسردی آن‌ها را بیشتر کند. بهتر است انتقاد سازنده را در خلوت ارائه دهید، جایی که بتوانید بدون احساس تحقیر گفتگو کنید. برای داشتن مؤثرترین بحث، وقت بگذارید و بنشینید و صحبت کنید. زمانی را برای انتقاد سازنده برنامه‌ریزی کنید یا برای انجام آن از یک جلسه انفرادی استفاده کنید.
7-زمان‌بندی را در نظر بگیرید
انتقاد سازنده در صورتی مفید است که در مدت کوتاهی پس از اقدام ارائه شود، انتظار بیش‌ازحد ممکن است نقد شمارا نامربوط و درنتیجه غیرمفید کند. بااین‌حال، ارائه انتقاد سازنده بلافاصله پس از یک سخنرانی بزرگ یا هر موقعیتی که ممکن است در آن تنش یا هیجان در حال حاضر زیاد باشد، مناسب نباشد.
8-پیگیری کنید
ستایش خود را برای پیشرفتی که در طول مسیر انجام داده‌اید به وضوح بیان کنید تا نشان دهید که در کنار آن‌ها هستید و روی موفقیت آن‌ها سرمایه‌گذاری کرده‌اید. این همچنین به دریافت کننده بازخورد این امکان را می‌دهد که هرگونه نگرانی را پس‌ازاینکه فرصت داشت نقد را به‌طور کامل درک کند و در مورد آن فکر کند، مطرح کند. تقویت مثبت همچنین می‌تواند به جلوگیری از بازگشت مجدد آن‌ها به روال قبلی کمک کند.