پنج واژه بسیار مؤثر در جلسات کاری

تجزیه و تحلیل جلسات نشان می دهد مجموعه ای از کلمات خاص باعث افزایش موفقیت در جلسات کاری می شوند:

• تحقیقات دانشگاه MIT نشان می دهد که کلمات “بله“، “بپردازیم“، “شروع کنیم“، “جلسه” و “مذاکره” نسبت به سایر کلمات بیشترین تاثیر را داشته اند.
• استفاده از این کلمات به طور مؤثر می تواند منجر به موفقیت شود.
• طبق یک رویکرد داده محور و تجزیه و تحلیل جلسات این لیست پنج کلمه ای قدرتمند تولید شده است.
• این کلمات باید به شیوه صحیح و در زمان مناسب مورد استفاده قرار بگیرند.
• استفاده از کلمات قدرتمند در بدو جلسات توجه و تمرکز حاضرین را به سمت خود معطوف می سازد.
• توجه مجدد در جلسات کاری با استفاده از واژگان ضروری در تغییر موضوع بحث مفید خواهند بود.
• جمع بندی یک جلسه با کلمات مثبت منجر به واکنش های مثبت خواهد شد.

نحوه ارائه، دست دادن و لباس مناسب را بطور کلی فراموش کنید. راز موفقیت در یک نشست تجاری این است که دقیقا چه می گویید.تحقیقات نشان می دهد که کلمات “بله“، “بپردازیم“، “شروع کنیم“، “جلسه” و ” مذاکره” نسبت به سایر کلمات بیشترین تاثیر را داشته اند. بعلاوه، این کلمات غالباً بیشتر از سایر کلمات منجر به پذیرش پیشنهادها می شوند.
برای پیشبرد این تحقیق، پروفسور سینتیا رودین و یکی از دانشجویان دانشگاه MIT، بنام آقای بن کیم ، داده های مربوط به چندین نشست تجاری را مورد بررسی قرار داده و اذعان داشتند که ظاهراً این چند واژه خاص تأثیر بسزایی در مذاکرات داشته اند.
رودین و کیم گفتند که روزانه بیش از یازده میلیون نشست تجاری در سراسر جهان برگزار می شود، بنابراین درک اینکه چه کلماتی می توانند در بهره وری و نتیجه جلسات تأثیر داشته باشند، می تواند به شرکت ها در تغییر روند موفقیت شان مفید واقع شود.
بررسی جلسات، کار بشدت پیچیده ای است، زیرا درک سیگنال های اجتماعی و پیچیدگی های میان فردی کار چالش برانگیزی است. با این حال، این بررسی یک موضوع جدید برای تحقیقات دانشگاهی نیست.
اما رویکرد رودین و کیم منحصر به فرد بود زیرا این اولین مطالعات تحقیقاتی بود که از رویکرد داده محور برای تحلیل جلسات استفاده کرد. آنها با استفاده از آزمون فرضیه و مدل های پیش بینی، یک لیست پنج کلمه ای ایجاد کردند که خاصیت قانع کنندگی بالا دارند و اغلب منجر به واکنش های مطلوب می شوند.

در جلسات کاری چه باید گفت؟

این پنج کلمه به دلایل مختلفی در جلسات تجاری نفود و تاثیر زیادی داشته اند. به عنوان مثال، کلمه “بله”، پذیرش یا توافق با یک دیدگاه را نشان می دهد.

تعریف و تمجیدها همیشه مثبت نیستند

محققان همچنین دریافتند که تعریف و تمجیدهای ارائه شده در جلسات همیشه اثر مطلوب نداشته اند. این مطالعه نشان داد که تعارفاتی که برای جبران نظرات منفی در جلسات استفاده می شوتد، غالباً ریاکارانه به نظر می رسند.

واژگان حاکی از تصمیمات مهم هستند

همچنین محققان برای بالا بردن بینش در روند تصمیم گیری کلماتی را که حاکی از تصمیمات قریب الوقوع است، مورد بررسی قرار دادند. آنها نشان دادند که افراد هنگام ارائه پیشنهاد یا درخواست اطلاعات، تصمیمشان را گرفته اند.
رودین می گوید: « گوش دادن به جلسه ضبط شده قبلی می تواند مفید باشد و بدین ترتیب می توان به سرعت سراغ کلیدهای تصمیم گیری رفت و در صورت اتخاذ تصمیم هنگام ملحق شدن مدیران به جلسات این احساس را دارند کارآمدتر عمل کنند.»

چه زمانی باید از کلمات قدرتمند استفاده کنید؟

برای استفاده موثر از این کلمات، باید بدانید که آنها چگونه و چه موقع به کار ببرید. در این تحقیق، تأثیر هر کلمه در بخشهای مختلف یک جلسه بیان شده است. برای کشف قدرتمندترین زمان استفاده از کلمات خاص و تاکتیک های ارتباطی، به بررسی خلاصه زیر می پردازیم:

شروع جلسه

شروع جلسه زمان مناسبی برای استفاده از این پنج کلمه می باشد. در بدو جلسه، این کلمات توجه و تمرکز شرکت کنندگان را به خود جلب می کنند. به عنوان مثال، کلمه “بله” بیانگر توافق یا پذیرش است و وقتی که در شروع جلسه کاری مورد استفاده قرار گیرد، می تواند بیانگر تعهد شما به موضوع و نیاز به جلسه باشد.

اگر برای تغییر موضوع از “بله” استفاده می کنید، دیگران آن را به عنوان ادامه موضوع فعلی یا رد کردن موضوع قبلی تلقی خواهند کرد. استفاده از کلمه “بله” در پایان جلسه، بیانگر تمایل شما به اتمام جلسه می باشد.

با استفاده از کلمه ” بیایید شروع کنیم” در جمله های آغازین، توجه حضار را به خود جلب می کنید. بدین ترتیب به سایرین این پیام را می دهید که زمان انتظار و صحبت های دوستانه تمام شده و گوش دادن فعال شروع شده زیرا زمان انجام کار اصلی فرا رسیده است.
به همین ترتیب، کلمه “بپردازیم” توجه همه را به سخنگو معطوف می کند. با استفاده از این کلمه در شروع جلسه یا هنگام معرفی هر یک از سخنرانان جدید، حس ناخودآگاه دیگران را به سمت چیزی ارزشمند بر می انگیزید.
هنگامی که واژه”جلسه” به شروع جلسه اضافه می شود، لحن گفتگو مشخص می شود و نشان می دهد که این یک مکالمه اتفاقی نیست بلکه یک جلسه کاری مفید است.
استفاده از واژه”بحث” در صحبت های آغازین، شرکت کنندگان را به مشارکت در بحث دعوت می کند. افراد وقتی ببینند که درگیر جلسه شده اند، توجه بیشتری به بحث خواهند کرد. فراخواندن دیگران به هرگونه ارتباط در یک جلسه توسط بحث و مذاکره باعث ایجاد رفاقت می شود و هر فردی با بیان دیدگاه های خود احساس خوشحالی می کند.

تغییر موضوع

گاهی هنگام ورود به موضوع بعدی، وادار کردن دیگران برای تغییر جهت کار نسبتاً دشواری است. با استفاده از این پنج کلمه، راحت تر می توانید افراد را وارد بحث جدید کنید. کلمه “بله” می تواند در انتخاب شما موثر باشد. موافقت با گفته های موضوع قبلی، توجه دیگران را جلب می کند. سپس می توانید از آن توافق نامه برای انتقال به موضوع بعدی استفاده کنید. مثلاً می توانید بگویید:« بله، نکته فوق العاده مهمی است و به ما یادآوری می کند که با چنین معضلاتی مواجه هستیم …»
“شروع” نیز واژه خوبی برای تغییر موضوع است. این کلمه به شنوندگان می گوید که بحث جدیدی در حال شروع شدن است.
بعضی اوقات، ممکن است جلسات از موضوع اصلی منحرف شوند و نیاز به تغییر مسیر دارند. استفاده از کلمه “جلسه” همین کار را می کند. به عنوان مثال، به کار بردن جمله “شاید این موضوع بتواند جلسه بعدی باشد”، یک روش خارق العاده برای تغییر ملایم موضوع است. این مطالعه نشان داد که هر بار سخنرانان از تغییر جهت ملایم استفاده کردند به خوبی از جانب حاضرین مورد پذیرش قرار گرفتند.

اتمام جلسه

در پایان جلسه، استفاده از کلمات صحیح می تواند تضمین کننده استقبال گرم و تأیید شدن پیشنهادتان باشد. این بررسی نشان داد که استفاده از پنج واژه ضروری در این مرحله معمولاً منجر به تصویب پیشنهادات می شود. وقتی در جلسات کاری از پنج واژه “بله”، “بپردازیم”، “شروع کنیم”، “جلسه” و “مذاکره” استفاده می کنید، در واقع از عناصر برنامه‌ ریزی عصبی زبانی استفاده کرده اید.

برنامه‌ریزی عصبی زبانی یا برنامه‌ریزی به زبان عصبی، رویکردی منظم است که هدف از آن افزایش اثر بخشی فردی است. اصل اساسی در برنامه‌ریزی عصبی زبانی این است که افراد به شیوه‌های خاص خود در مورد جهان فکر می‌کنند. آن را می‌بینند، می‌شنوند، لمس می‌کنند و می‌فهمند. برنامه‌ریزی عصبی زبانی با ساختار تفکر و قالب‌های فکری سرو کار دارد و نه افکار خاصی که در ذهن وجود دارد.

اگرنتیجه گیری جلسه را تفسیر کنید خواهید دید که پذیرفته شدن پیشنهاد شما نتیجه یک واکنش دوسویه بوده است.
استفاده از این پنج کلمه ضروری در یک جلسه کاری ممکن است تضمین کننده موفقیت نباشد اما موفقیت را بسیار محتمل می کند. رویکرد منحصر به فرد این محققان توصیه های ارزشمندی برای جلسات کاری ارائه می دهد.